O Estado Civil refere-se ao conjunto de factos ou manifestações de vontade inerentes à vida de um cidadão: nascimento, casamento, união civil, morte, divórcio, cidadania. Os cidadãos italianos são obrigados a declarar todas as alterações do estado civil que lhes concernem (produzindo os actos pertinentes das autoridades locais competentes, traduzidos e legalizados) e que ocorram durante a sua estadia no estrangeiro.
Os actos de estado civil relativos a eventos ocorridos no estrangeiro podem ser submetidos pelos interessados e por qualquer pessoa que tenha interesse ou directamente ao município italiano a que pertencem (art. 12, parágrafo 11, D.P.R. n. 396/2000) ou ao gabinete consular competente (o de residência do interessado ou aquele em cuja circunscrição foram elaborados).
Os cidadãos residentes em Botsuana,Eswatini e Moçambique podem pedir ao serviço consular que transcreva os documentos de estado civil no seu município de inscrição AIRE, preenchendo o formulário Pedido de transcrição de documentos do estado civil. Juntamente com o formulário, deve ser apresentado a certidão original do estado civil (com uma apostila emitida pelas autoridades competentes para documentos formulados em Botsuana e pelo Ministério dos Negócios Estrangeiros em Mbabane para documentos formulados em Eswatini). O Gabinete Consular providencia a tradução ou verificação da sua conformidade com o texto original e a legalização (para escrituras elaboradas em Moçambique).
O Gabinete Consular também assiste os cidadãos residentes na circunscrição com a publicação do casamento no registo consular, quando exigido por lei, e com a emissão de declarações de capacidade matrimonial para entrar em casamento perante as autoridades locais.